Inbox aufräumen


aus aktuellem Anlass und weil ich das Thema immer wieder treffe, hier ein paar Tipps, wie man volle Inboxen leer bekommt.

Grundsätzlich sollte die Inbox immer leer sein bzw. zumindest keinen Scrollbalken haben.

Weil entweder ich habs gelesen, dann gehört die Mail abgelegt (kleiner Input dazu: Nachdem die Suche in OL so gut ist, habe ich nur noch für wichtige Projekte oder Kunden extra Ablageordner. Alles andere kommt in einen Unterordner der Inbox: !Ablage. Dazu habe ich auch einen QuickStep gebaut, mit dem ich Mails mit einem Mausklick dorthin ablegen kann)

 

Oder es ist ein Task – dann gehörts in die Tasks

Oder es gehört gelöscht

Aber eine volle Inbox verhindert – zumindest bei mir – das ich einen Überblick habe, was ich zu tun habe.

 

Kommen wir aber nun zu Christians Tipps zum schnellen Aufräumen der Inbox:

Vorbereitung:

  • Offline gehen (sonst wird man nie fertig)
  • Handy ausschalten, für Ruhe sorgen
    ich habe mich dazu immer ins Kaffeehaus zurückgezogen
  • Einen Unterordner der Inbox mit dem Namen ToDo erstellen
    (wozu wir den brauchen kommt unten)

Wichtigste Regel

Beim Inbox-Aufräumen KEINE Tasks erledigen ! Auch nicht, wenn es eh nur 5 Minuten dauert ! Aufräumen heißt aufräumen !

Sortierung:

  • Sortierung /Gruppierung der Mails nach Mailtyp
    Abarbeiten aller Besprechungsanfragen (wenn es auf Klick geht)
    Löschen aller Zusagen und Ablehnungen.
    Hier finden sich auch oft andere Mailtypen, die schnell abgearbeitet werden können
  • Einblenden des Feldes AN und Sortieren/Gruppieren nach AN
    Hier alle Mails abarbeiten, die nicht direkt an Mich geschickt werden
    Das sind oft Newsletter, Mails an Gruppen usw.
  • Wenn nur noch Mails an MICH übrig sind, diese sortieren nach VON
    Auch hier ist dann eine schnellere Aktion möglich

Ablage

  •  Alle Mails, wo ich eine Task habe und was erledigen muss, per QuickStep in den Ordner TODo verschieben
    (Wenn die Inbox dann komplett leer ist (geiles Gefühl übrigens 😉 ) verschiebe ich dann alle Mails aus dem ToDo Ordner zurück in die Inbox)
  • Alle Mails, die ich mir aufheben möchte, per QuickStep in den Ordner Ablage moven – zu strukturierte Ablagen kosten wirklich viel Zeit. Und ich kann ja dann, wenn mir mal fad ist, die Mails auf dem Ablage-Ordner immer noch ordentlich aufräumen… Hauptsache, die Mails sind aus der Inbox draussen
  • Da ist eine Anfrage des Kunden / eines Kollegens liegen geblieben und ist seit 3 Monaten unbeantwortet ?
    LÖSCHEN …
    Ja, tut weh, ja, ist scheiße, ja, soll nicht passieren. Aber wenn keiner in den 3 Monaten noch mal nachgefragt hat, kann es nicht soooo wichtig gewesen sein. Wenns wirklich weh tut, kann man ja VOR Erledigung nachfragen, ob das noch aktuell ist – geht schneller …
  • So lange arbeiten, bis die Inbox LEER ist
    Dann den Inhalt des Ordners ToDo zurück in die jungfräulich leere Inbox schieben und nach Erhalten sortieren
  • Jede Mail, die älter als 2 Monate ist, ernsthaft und kritisch hinterfragen: Werde ich das jemals machen ?
    Wenn nein – löschen.
    Wenn ja oder NaJa: Ich erstelle mir dann daraus eine Task ohne Fälligkeitsdatum und lege die Mail ab. Dann ist es nicht vergessen, müllt mir aber meine Inbox nicht voll und nicht meine Tasks
  • Alle anderen Mails prüfen, ob das wirklich als Mail in der Inbox sein muss, oder nicht in den Aufgaben besser aufgehoben ist – was uns zu diesem Thema bringt:

Arbeiten mit Aufgaben:

  • Wichtigste Regel beim Arbeiten mit Aufgaben:

    Es gibt keine Roten Tasks !

    Jeden Abend (oder jeden Morgen) rote Tasks ansehen und überlegen: Wann kann ich das erledigen ?
    und dann auf diesen Tag verschieben
    Meine Erfahrung ist: Habe ich eine Task zum 9. Mal verschoben, mache ich sie (oder lösche sie)

  • Beim Erstellen des Due-Dates und beim verschieben immer realistisch sein:
    habe ich an dem Tag wirklich Zeit es zu tun ?

Befolge ich alle diese Tipps ?

Nicht immer – besonders nicht, wenn es stressig ist. Aber zumindest alle 1-2 Monate nehme ich mir die Zeit und räume auf – es befreit nicht nur die Inbox, sondern auch das Hirn enorm…

 

seit 13 Jahren mit der Vermittlung des Nutzens der IT beschäftigt. Lieblingszitat: Die einzige Konstante im Leben ist die Veränderung

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One comment on “Inbox aufräumen
  1. […] gepostet habe ich die Methode übrigens 2014 in einem alten Blog von […]

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